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Cómo organizar la carpeta del IEP de su hijo

Por Amanda Morin

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Hacer una carpeta del IEP es una excelente manera de mantener la información organizada y lista para cuando usted la necesite. Una carpeta del IEP puede ayudarlo a prepararse para las reuniones del IEP y mantenerse al día del progreso de su hijo. Esta poderosa herramienta también puede ayudarlo a comunicarse y colaborar con los maestros y con el equipo del IEP de su hijo. Esto es lo que usted necesita para comenzar:

  • Una carpeta de tres argollas

  • Seis separadores de secciones con etiqueta

  • Perforadora de tres orificios

Organizar una carpeta del IEP con los reportes de la evaluación de su hijo, el IEP, las boletas de calificaciones y otros documentos puede parecer demasiado trabajo. Pero esta guía le explica qué necesita reunir y dónde colocarlo.

Comience con la lista de revisión de la carpeta del IEP

Imprima esta lista de revisión de la carpeta del IEP y colóquela al principio de su carpeta. Esta lista de revisión incluye detalles sobre lo que usted puede incluir en cada una de las secciones de su carpeta.

La lista de revisión tiene otro propósito muy importante: puede actualizarla cada vez que agregue nueva documentación. A medida que su carpeta se hace más voluminosa, esta lista de revisión lo ayudará a ver qué actualizó y cuándo lo hizo.

Etiquete los separadores de secciones

Etiquete los separadores de cada una de las secciones de la lista de revisión: Comunicación, Evaluaciones, IEP, Boletas de calificaciones/Notas del progreso, Ejemplos de trabajos y Comportamiento. Tenga en cuenta que si usted apenas está iniciando el proceso de educación especial puede que todavía no tenga suficiente información para incluir en cada una de las secciones. Con el tiempo, esto es lo que pondrá en cada sección, y por qué:

Etiqueta 1: Comunicación

Imprima y llene una hoja de contactos en la escuela y colóquela al inicio de esta sección. La hoja de contactos lo ayudará a encontrar y comunicarse rápidamente con las personas clave para responder sus preguntas o atender sus preocupaciones.

Lo siguiente es el registro de comunicación con la escuela. Imprima uno y utilícelo para llevar un registro de las reuniones, llamadas telefónicas, emails y otras interacciones importantes que tenga con el maestro y la escuela de su hijo. Al llenar cada parte, asegúrese de anotar qué se discutió y cuál fue la decisión.

El resto de esta sección es para cartas y emails importantes. Coloque los más recientes al comienzo de esta sección, después del registro de comunicación. ¿Por qué guardar copias de los emails? Tener una copia en su carpeta le permitirá tenerlos a la mano en las reuniones, de modo que pueda encontrarlos fácilmente y referirse a ellos dependiendo de lo que se diga en la reunión.

Cuando archive cartas y emails en esta sección, recuerde incluir un breve resumen de cada uno en el registro de comunicación con la escuela.

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Etiqueta 2: Evaluaciones

Comience esta sección con la solicitud o referencia para la evaluación. A continuación, incluya su consentimiento para la evaluación. Guardar estos dos documentos juntos puede ayudarlo a saber si la escuela realiza la evaluación en el lapso de tiempo estipulado.

Después viene el reporte de la evaluación escolar. (Es útil tenerlo en la misma sección que su solicitud de evaluación, de modo que usted pueda hacer coincidir cada solicitud con los resultados de la evaluación). Si su hijo ha tenido una evaluación privada, inclúyala aquí también.

Más adelante su hijo podría tener otra evaluación escolar. Si es así, archívela junto con la nueva solicitud o referencia y el nuevo documento de consentimiento. Coloque este nuevo grupo de tres documentos antes del grupo de documentos con fecha previa.

En esta sección también puede considerar marcar la información importante con clips o notas adhesivas. Cree un sistema que lo ayude a encontrar rápidamente lo que usted quiere discutir con el equipo del IEP.

Etiqueta 3: IEP

Es buena idea iniciar esta sección de su carpeta del IEP con una copia de sus derechos y garantías procesales que la escuela le proporciona. Cada vez que usted asiste a una reunión del IEP, el equipo le ofrecerá otra copia. Esa información es importante, pero si les muestra que ya la tiene ¡puede evitar llevarse a casa otro montón de papeles!

En esta sección, archive el IEP de su hijo y la notificación previa por escrito de cada reunión relacionada con el IEP. Muchas escuelas anexan notas de la reunión al documento anterior de notificación previa por escrito. Guarde estas notas aquí, así como sus propios apuntes de la reunión.

El IEP necesita actualizarse anualmente, pero puede que usted tenga más de una reunión al año. Y si se realizan cambios al IEP, coloque el plan más reciente junto con la notificación previa por escrito antes del previo IEP y a continuación de las garantías procesales.

Etiqueta 4: Boleta de calificaciones/Notas del progreso

La ley federal conocida como Ley para la Educación de Individuos con Discapacidades (IDEA, por sus siglas en inglés) establece que usted tiene que ser informado del progreso de su hijo hacia el cumplimiento de las metas del IEP, al menos con la misma frecuencia con que recibe los informes del progreso de su hijo en educación general. Guarde en esta sección esas notas del progreso y las boletas de calificaciones.

Y si desea dar seguimiento del progreso de su hijo usted mismo, imprima y utilice esta guía para supervisar las metas del IEP. Puede ayudarlo a supervisar el progreso hacia cada meta anual del IEP.

Etiqueta 5: Ejemplos de trabajos

Use esta sección para archivar ejemplos de tareas escolares o proyectos realizados en el aula que muestren indicios de progreso o de preocupación. Es buena idea archivar muestras al menos una vez al mes. Y de igual manera que en las demás secciones de su carpeta del IEP, coloque el material más reciente al principio para encontrar fácilmente la información más actualizada.

Etiqueta 6: Comportamiento

Inicie esta sección con una copia del código de conducta escolar. Algunos maestros puede que también hayan enviado a casa planes y reglas de conducta específicos para el aula. También archive esas copias.

Si su hijo tiene un plan de intervención del comportamiento o un contrato de conducta, archívelo en esta sección. Este también es el lugar para archivar notificaciones disciplinarias, si su hijo recibe alguna. ¿Por qué guardarlas en su carpeta del IEP? Porque los niños tienen derechos y protecciones adicionales si el comportamiento por el que fueron disciplinados está relacionado con su discapacidad.

Considere incluir un estuche

Dado que usted llevará su carpeta del IEP a las reuniones, puede que quiera agregar un estuche con cierre. Si lo llena con algunos bolígrafos y un juego adicional de notas adheribles, tendrá una cosa menos de qué preocuparse durante su reunión del IEP.

Y por último, tenga en cuenta que organizar la carpeta del IEP de su hijo puede llevar algo de tiempo al principio. Pero una vez que se dan los primeros pasos, es fácil de mantener. Cuando se trata de mantenerse al tanto del IEP de su hijo, es mejor dedicar el menor tiempo posible a buscar documentos y así tener más tiempo para concentrarse en las preguntas a realizar antes y durante la reunión del IEP.

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